Vixor & Co AB integritetspolicy.
1. Personuppgiftshantering kunder och leverantörer.
Vi hanterar personuppgifter i vårt affärssystem på våra kunder och leverantörer med deras Företagsnamn, Adress, Telefonnummer, Mailadress och Organisationsnummer. När det gäller kontaktpersonen hanterar vi Namn, Mailadress och Telefonnummer.
Dessa uppgifter hanteras internt på Vixor. Uppgifterna kan ses av alla anställda medarbetare på företaget.
Inhyrda ekonomikonsulter har också tillgång till dessa uppgifter.
Uppgifterna hanteras manuellt i samband med kund/leverantör blir partner till Vixor.
Vi kan komma ta Kreditupplysning på både befintlig som ny kund. Det gör vi via ett externt kreditupplysningsföretag.
Vi lämnar ut uppgifter såsom Företagsnamn, Adress, Telefonnummer, Kontaktperson till berörda speditionsföretag.
Uppgifterna säljs inte vidare till tredje part.
Uppgifterna hanteras så länge vi är partners. Sker avslut av partnerskap sparas uppgifter i 7 år, med möjlighet till anonymisering av namnuppgifter.
2. Marknadsinformation mot befintlig kund/leverantör.
Vi informerar våra befintliga kunder/leverantörer 4-6 ggr per år med nyhetsbrev via ett Marketing företag. Vi har där ett eget adressregister. De uppgifter som sparas där är Namn, Mailadress, Telefonnummer, Befattning och Företag.
Kunden kan välja avstå från att få utskicken och detta görs då med automatik i systemet.
3. Marknadsinformation mot potentiella kund/leverantörer.
Vi informerar potentiella kunder/leverantörer 4-6 ggr per år med nyhetsbrev via ett Marketing företag. Vi har där ett eget adressregister. De uppgifter som sparas där är Namn, Mailadress, Telefonnummer, Befattning och Företag.
Vi hanterar nya intressenter manuellt och köper inte in nya intressentadresser.
Kunden kan välja avstå från att få utskicken och detta görs då med automatik i systemet.
4. Säljstödsprogram
Vi hanterar personuppgifter på kund i vård säljstödsprogram. De uppgifter vi sparar där är Företagsnamn och Adress. På Kontaktperson har vi Namn, Befattning Mailadress och Telefonnummer. Uppgifterna hanteras manuellt och köps ej in. Vi använder uppgifterna för att på ett effektivt sätt bearbeta våra befintliga och potentiella kunder.
5. Hemsidan
Vi använder oss av cookies på vår hemsida www.vixor.com för att optimera användarupplevelsen.
På hemsidan presenteras företagets affärsidé och tjänster/produkter. Vi har även ett antal referensartiklar.
Medarbetare presenteras med Bild, Namn, Befattning, Mailadress och Telefonnummer.
6. IT säkerhet
Vi använder oss av extern IT partner.
7. Personuppgifter medarbetare.
Personuppgifter sparas för att kunna hantera löner, skatter och andra för företaget viktiga funktioner. Dessa sparas så länge lagen kräver att det sparas.
Hanteringen av löner sker för närvarande av inhyrt konsultbolag, och ett personuppgiftsbiträdes avtal oss emellan är skrivet.
Anställningsavtal kan sparas till medarbetares pensionsålder. Allt för att kunna undvika eventuella fel i tidigare löne/pensionsberäkningar.
Vid nyrekrytering sparas inkomna ansökningshandlingar i max två år. Orsaken till vald tid är att undvika eventuellt ifrågasättande av tillsättningen, bland annat enligt Diskrimineringslagstiftningen.
8. Intern information
För intern information används mail via Outlook och ett Intranätprogram.
De uppgifter som hanteras via Outlook är medarbetares mailadress. I Intranätsprogrammet hanteras en individuell medarbetaradress.
9. Externa mailkontakter
Respektive medarbetare har egen Adressbok med mailadresser. Uppgiften kan bestå av Namn på kontaktperson, Namn på företaget och Kontaktpersonens mailadress.
I vår mailavsändare står Vixors medarbetares namn, Befattning, Telefonnummer, Mailadress plus Företagets logga.
Inkommande mail sparas i ca 2 år i respektive medarbetares Outlook.
10. Utbildning egna medarbetare
Utbildning inom GDPR sker till varje medarbetare gruppvis. Vid nyrekrytering sker utbildning i samband med nyanställds Introprogram.
11. Incident rutin.
Vid incident som kan leda till oavsiktlig förstöring, obehörigt röjande eller åtkomst till personuppgifter ska detta omgående hanteras enligt följande:
- Fastställa sannolikhet och allvaret i incidenten.
- Fastställa risken för att människors rättigheter och frihet är i fara.
Om det är troligt att personuppgiftsincidenten kommer medföra en risk för de registrerade ska Vixor meddela Datainspektionen. Detta måste göras inom 72 timmar.
Info ska också ske till berörda registrerade.
Om det är osannolikt att incidenten medför risker behövs inte någon anmälan göras till Datainspektionen eller registrerad person.
12. Ansvarig
Vixor & Co AB är personuppgiftsansvarig och ansvarig kontaktperson på Vixor är Ulf Petersson.
Mailadress är ulf.petersson@vixor.com
13. Registrerad persons rättighet.
Registrerad person har rätt att, utan kostnad, skriftligen begära ut vilken information som är lagrad, få uppgifter rättade eller raderade eller begränsad.
14. Kontaktuppgifter
Registrerad person kan kontakta oss via mail.
Eller på telefon 031-7783903.
Det går också bra besöka oss eller skicka brev till Vixor & CO AB, Exportgatan 47 B, 422 46 Hisings Backa.